in How-to

มาสร้างเอกสารบน Writer อย่างเซียนกันเถอะ

ผมเคยเข้าอบรมการใช้งาน Microsoft Office เฉพาะ Word ในราคา 3,600 บาท เพื่อเรียนวิธีการใช้งาน Microsoft Word อย่างถูกต้อง ซึ่งตอนนั้นเสียเงินเข้าไปอบรมได้ฟังบ้าง ไม่ได้ฟังบ้าง แต่ก้อพอจะเข้าใจว่าเราควรจะจัดการเอกสารได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการวางโครงร่างเอกสารผ่าน View แบบ Layout การกำหนด Style ต่างๆ เอาเป็นว่าคอร์สที่ลงเรียนแทบจะเปลี่ยนวิธีการใช้งาน Microsoft Office ของผมเลยทีเดียว แต่ก้อยังใช้ได้ไม่เชี่ยวชาญนัก แต่ก้อสามารถใช้งานฟังก์ชั่นอัตโนมัติต่างๆ ได้อย่างคล่องแคล่วบ้างละกัน

ผม เริ่มมาจับ Star Office แต่ภาษาไทยก้อไม่ได้เรื่องเท่าไร และไม่ได้อยู่ในความสนใจผมมากนัก จนกระทั่ง Open Office 2.3 เจ้าปัญหาทำให้ผมต้องบังคับตัวเองว่าทำอย่างไร จึงจะใช้ความรู้ที่ได้มาจากการอบรมใช้งาน Microsoft Word มาประยุกต์ใช้กับ Open Office 2.3 ได้ เอาเป็นว่า Open Office 2.3 สร้างปัญหาให้ผมอยู่เกือบปีเลยทีเดียวเฉพาะงานเอกสารปกตินะครับ ไม่รวมสิ่งต่างๆ ที่ก่อปัญหาไม่เว้นแต่ละวัน เอาเป็นว่าเมื่อวานนี้ผมอดหลับอดนอนอีกครั้งเพื่อค้นหาวิธีการที่เหมาะสม รวดเร็ว และประยุกต์ใช้ได้ง่าย ไม่ต้องพึ่งเทคนิคพิสดาร หรือใช้ Marcro ต่างๆ ให้มันยุ่งยาก ถ้าคุณอยากรู้ค่อยๆ ศึกษากันทีละขั้นตอนนะครับ ผมจะพยายามสร้างความเชื่อมโยงระหว่าง วิธีการใช้งาน Microsoft Word และวิธีการใช้งาน Open Office Writer ในสไตล์ผม เอาล่ะก่อนที่เข้าเนื้อหากัน ผมจะเล่าว่าผมทำอะไรกับ Microsoft Word ได้บ้างและผมจะแนะนำวิธีการทำแบบนี้ใน Open Office Writer ซึ่งสิ่งที่ผมใช้งานบ่อยๆ และชอบใช้เป็นพิเศษใน Microsoft Word ได้แก่

1. จัดโครงร่างเอกสร้างโดยใช้ Layout View ซึ่งใน Open Office ไม่มี Layout View มีแค่ Print Layout และ Web Layout เท่านั้น
2. กำหนดรูปแบบหน้าเอกสาร
3. กำหนด Style เปลี่ยนแปลง Style รูปแบบตัวอักษร การจัด Paragraph เป็นต้น
4. สร้างเนื้อหาข้อมูลสำเร็จอย่างการทำสารบัญต่างๆ เช่น สารบัญ สารบัญตาราง สารบัญภาพ เป็นต้น
5. กำหนดรูปแบบการแสดงเลขหน้า เช่น ก ข ค…? 1 2 3… เป็นต้น

เอา แค่นี้ก่อนก้อแล้วกันครับ เพราะเดี๋ยวจะเขียนไม่จบสักทีแล้วเดี๋ยวจะต่อกันไปอีกยาว ผมจะยกตัวอย่างการทำหนังสือทำมือเล่มเล็กๆ ทั้งเล่ม (เฉพาะโครงสร้างหนังสือ) มาเป็นตัวอย่างนะครับ โดยขอบเขตการทำหนังสือตัวอย่างมีดังนี้

1. หน้ากระดาษขนาด A4
2. เว้นกั้นหน้า หลัง บน และ ล่าง เท่ากัน สัก 1.5 นิ้ว กำลังดี (ผมกำหนดเองนะครับ ไม่ใช่มาตรฐานอะไร)
3. ออกแบบโครงสร้างรวมทั้งเล่ม มีดังนี้
3.1 ปก
3.2 ปกรอง
3.3 คำนำ
3.4 สารบัญ
3.5 สารบัญภาพ
3.6 สารบัญตาราง
3.7 เนื้อหาในแต่ละบท
3.8 บรรณาณุกรม
3.9 ภาคผนวก ก
3.10 ภาคผนวก ข
3.11 ปกหลัง

ก่อน ลงมือทำมาพิจารณาปัญหาที่จะเกิดขึ้นกันก่อน อันดับแรกเลยที่จะเกิดปัญหากับ Writer คือ การวางรูปแบบหน้าเอกสาร สารบัญอัตโนมัติ การเรียงเลขหน้าที่ไม่เหมือนกัน การวาง Style ของเอกสาร ฯลฯ เอาล่ะเห็นปัญหาเยอะแล้วอย่าพึ่งท้อครับ ผมมีวิธียืดยาวแต่ทำตามครั้งแรกครั้งเดียวก้อเข้าใจแล้วล่ะครับ เรามาเริ่มจากเปิด Open Office และตั้งค่าที่เราควรตั้งค่ากันก่อน หน้าตาเชยๆ ของ Open Office Writer ก้อเป็นดังภาพ นั่นแหละครับ

เรา มาเริ่มตั้งค่าที่ควรจะพิจารณาเป็นอันดับแรก สำหรับคนที่ติดตั้งใหม่หรือไม่เคยคิดจะตั้งค่าอะไรเลย ลองพิจารณาและทำตามดูครับ ขั้นแรกเรามาดูในส่วนเมนู Tools > Option กันก่อน จะมีหน้าต่างตั้งค่าดังภาพ เริ่มที่ User data กันก่อนเลยครับ ใส่ให้ครบถ้วน

สำหรับ ท่านที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Linux และชอบใช้ font ทดแทนอย่าง Angsima, Corada แล้วละก้อคลิกที่ Font แล้วตั้งค่าการเปลี่ยนและแสดงผลฟอนต์ให้ถูกต้องด้วยครับ จากภาพผมตั้งค่าให้เอกสารที่ใช้ font Angsana แสดงผลโดยใช้ font Angsima ที่มีอยู่ในเครื่อง หากคุณใช้ Windows ก้อไม่ต้องตั้งก้อได้ครับ

จาก นั้นมาดูในส่วน Language Setting > Language ในส่วนนี้เราจะกำหนดค่า Locale Setting เป็น Thai ส่วนอื่นๆ จะเปลี่ยนตามอัตโนมัติครับ สังเกตตรง CTL ต้องเป็น Thai ด้วยนะครับ

จาก นั้นมาตั้งค่า Open Office Writer กันต่อ เลือก Open Office.org Writer > Basic Font (Western) ตั้งค่ารูปแบบฟอนต์และขนาดสำหรับ Style ต่างๆ ดังภาพครับ

และ ตั้งค่า Open Office.org Writer > Basic Font (CTL) ในแบบเดียวกัน เนื่องจากผมต้องการให้ font ภาษาอังกฤษและภาษาไทย ใช้ฟอนต์เหมือนกัน ขนาดในแต่ละ Style เท่ากันนั่นเอง

มา ดูในส่วน Open Office.org Writer > AutoCaption ในส่วนนี้เรากำลังบอกให้ Writer Run เลขตาราง เลขภาพ อัตโนมัติ พร้อมใส่คำบรรยายตาราง คำบรรยายภาพให้อัตโนมัติ ผมกำหนดรูปแบบการแสดงผลคำบรรยายตาราง ดังภาพ

และกำหนดรูปแบบการแสดงผลคำบรรยายภาพ ดังภาพ

เมื่อ กำหนดเสร็จเรียบร้อยแล้วก้อกดปุ่ม OK ได้เลยครับ ที่พาทำมาตั้งแต่ต้นเป็นการกำหนดการแสดงผลสไตล์พื้นฐาน การกำหนดค่าคำบรรยายตารางและภาพแบบอัตโนมัติ ซึ่งผมชอบลืมบ่อยๆ ว่าถึงภาพที่เท่าไรแล้ว เวลาเขียนเอกสารเยอะๆ น่ะครับ :P เอาละ กลับมาดูโครงสร้างหนังสือของเรากันที่เขียนไว้ข้างต้น และมาวางแผนการจัดหน้าตามผมนะครับ เอาล่ะ เนื่องจาก Open Office Writer ไม่มี Layout View อย่าง Microsoft Word ดังนั้นเราจะมากำหนด Layout View กันโดยใช้ การวางข้อความง่ายๆ กันครับ มาลองดูซิว่าจะทำยังไง เอาล่ะเมื่อคุณรู้แล้วว่า โครงสร้างหนังสือของเรามีอะไรบ้าง พิมพ์มันลงไปก่อนครับ ดังภาพ

เอาละครับคราวนี้เราก้อมาใช้เบรคมือเพื่อแบ่งหน้าและกำหนดเลขหน้าอย่างเซียนกันได้แล้ว เริ่มแรกมาทำความเข้าใจกติกากันก่อน

1. เลขหน้าของปก และปกหลัง ไม่มีนะครับเดี๋ยวเราจะเอาภาพมาแปะเป็นปกหนังสือของเรา
2. เลขหน้าของคำนำ สารบัญ สารบัญภาพ สารบัญตาราง เป็นตัวอักษร ก ข ค …
3. เลขหน้าของหน้าแรกบทไม่แสดง แต่หลังจากนั้นเป็นตัวเลข 1 2 3 … อยู่ข้างล่างจักกึ่งกลาง

ลอง ทำความเข้าใจกติกากันก่อนนะครับ แล้วค่อยทำตามทีละขั้นตอน เริ่มจากคำว่า ปก ก่อนเลย ให้เลื่อน cursor ไปไว้ตรงหน้าคำว่า ปกรอง แล้วคลิกเมนู Insert… จะมีหน้าต่างให้เราเลือกดังภาพ ให้กำหนด Style เป็น First Page ดังภาพ

จากนั้นใส่ Manual Break ไปเรื่อยๆ เลยครับ โดยกำหนด Style เป็นดังนี้

1. คำนำ เป็น Index กำหนด Change Page Number เริ่มต้นที่ 1
2. สารบัญ สารบัญตาราง สารบัญภาพ เป็น Index

เราจะได้หน้าที่แบ่งออกไปทั้งหมด 7 หน้า ดังภาพ

จาก นั้นแบ่งหน้าที่เป็นเนื้อหาแต่ละบท โดยกำหนด Style เป็น Firstpage และกำหนด Change Page Number เริ่มต้นที่ 1 จากนั้นพิมพ์บทคร่าวๆ สัก 3 บทดังภาพครับ

ผม เอาหนังสือคู่มือ UBUNTU มาเป็นตัวอย่างก้อแล้วกันนะครับ สมมุติว่าเรามีแค่ 3 บท เรามาใช้ Manual Break กันอีกรอบครับเพื่อแบ่งบทออกเป็นหน้าแยกกัน โดยแต่และหน้ากำหนดเป็น Firstpage ครับ จะได้จำนวนหน้ามากขึ้นดังภาพ

จากนั้นเรามาใส่ Manual Break กันต่อเลยครับ ในส่วนของ

1. บรรณาณุกรม กำหนดเป็น First Page
2. ภาคผนวก ก ภาคผนวก ข? และ ปกหลัง กำหนดเป็น First Page เช่นเดียวกันครับ

เราจะได้ Layout หน้าดังภาพ

เอา ล่ะคับ เราก้อกำหนด Page Layout กันอย่างยากลำบากบน Writer กันเรียบร้อยแล้ว อ๊ะ ยังไม่เสร็นะครับ ผมยังไม่ได้แสดงให้เห็นเลยว่ามันทำได้เหมือน Microsoft Word ที่ผมทำได้อย่างไร กลับมาที่ หน้าคำนำครับ เรามาใส่เลขหน้าที่เป็นแบบ กขค กันครับ โดยคลิกไปที่ Insert > Footer > Index ครับ Cursor จะกระโดดมาที่ footer ของหน้าเราใช้ปุ่มจัดกึ่งกลางจัด Paragraph มาอยู่ตรงกลาง แล้วใส่เลขหน้าด้วยการ คลิก Insert > Fields > Other… จะปรากฏหน้าต่างให้เราเลือก

รูปแบบ Fields ที่จะแทรกลงไปดังภาพ ให้เลือก Page > Page Number > ก,ข,ค,… แล้วคลิกปุ่ม Insert จะได้เลขหน้าดังภาพ

ให้ ลองเลื่อนมายังหน้าถัดไปเราขะพบว่าหน้าจะเรียงเป็น ก ข ค ง ไปเรื่อยๆ แต่จะไม่มีเลขหน้าปรากฏในส่วนแสดงหน้าแรกของบท :) ถ้าคุณทำตามขั้นตอนแล้วได้ผลตามที่ผมบอกก้อแสดงว่าใช้ได้แล้วล่ะครับ เอาล่ะเรามาต่อกันที่การกำหนดรูปแบบอักษรกันครับ ผมจะกำหนดหัวของโครงสร้างของหนังสือเราเป็น Heading 1 ทั้งหมด ดังนั้นเราจะไล่กำหนด Heading 1 กันที่หน้า คำนำ ไปจนถึงภาคผนวกกันเลยครับ วิธีง่ายๆ เปิดหน้าต่าง Style & Formating จะมีหน้าต่างๆ เล็กๆ ขึ้นมาดังภาพ

คลิก เลือกที่ คำนำ (ลากแถบดำคลุม) แล้ว double click ที่คำว่า Heading 1 ในหน้าต่าง Styles & Formating เราจะได้ คำนำ เป็นตัวหนาสีดำๆ ดังภาพ

ให้ คุณกำหนด Heading 1 นี้ไปเรื่อยๆ จนถึง ภาคผวก ข ครับ จากนั้นกำหนด Heading 2 ในหัวข้อย่อยระดับที่ 1 ในแต่ละบทครับ เช่น ในบทที่ 1 เรามีหัวข้อย่อยระดับที่ 1 คือ พูดคุย และอื่นๆ เป็นต้น? จะได้หน้าตาดังภาพ

ไม่ ต้องกังวลเรื่อง font มันเอียงๆ หรือตัวมันเล็กไปนะครับ เดี๋ยวเรามาแต่ง Style กันทีหลังได้ ให้คุณกำหนด? Heading 2 ในแต่ละบท ไปจนครบถึงบทที่ 3 ครับ จากนั้นเรามาเสก สารบัญ กันก่อนครับ กลับไปที่หน้าสารบัญครับ แล้วคลิกเมนู Insert > Indexes & Tables > Indexes & Tables … จะมีหน้าต่างมาให้เราตั้งค่าดังภาพ กำหนดค่าดังภาพได้เลยครับ

เรา จะเห็นว่า Open Office สร้างสารบัญมาให้เราอัตโนมัติ แต่… หน้าที่แสดงผล กขค… กลับกลายเป็นตัวเลขซะงั้น ไม่เป็นไรครับ เดี๋ยวเราค่อยมาปรับปรุงตารางกันอีกครั้ง (อันนี้ยังหาวิธีเปลี่ยนให้เป็น กขค ไม่ได้ครับ)

เรา มาแต่ง Style กันดีกว่าครับ เปิดหน้าต่าง Styles & Formating ขึ้นมาใหม่ครับ แล้วคลิกขวาที่ Heading 1 เลือก Modified… จะมีหน้าต่างให้เราตั้งค่า Style ของ Heading 1 ดังภาพ ให้กำหนดขนาด font เป็นขนาด 22pt bold ครับ

และกำหนด Heading 2 ขนาด font เป็นขนาด 18pt bold ครับ เราก้อจะได้เอกสารหน้าตาสวยขึ้นอีกนิดหน่อยดังภาพ

ทีนี้ เรามากระจายหน้าโดยใช้ Manual Break กันอีกสักรอบ โดยแบ่งหน้าจากข้อความที่กำหนดด้วย Heading 2 กำหนด Page Style default ให้แสดงเลขหน้า โดยคลิกที่ Insert > footer > default แล้วจัดกึ่งกลาง ใส่ Fields Page Number เช่นเคย เราจะได้หน้าถัดจากหน้าบทมีเลขหน้าเรียงไปเรื่อยๆ และจะเว้นเฉพาะหน้าแสดงบทเท่านั้น ;)

เอ้ามาลองใส่ตารางกันดูบ้างครับ กลับไปที่บทที่ 1 แล้วคลิกเมนู Table > Insert > Table

เมื่อแทรกตารางแล้วจะมีคำบรรยายตารางพร้อมลำดับขึ้นมาอัตโนมัติ คุณสามารถพิมพ์คำบรรยายตารางเพิ่มเติมได้ ดังภาพ

หากแทรกตารางเพิ่มลำดับที่ของตารางจะเรียงไปเรื่อยๆ เช่นเดียวกับการใส่เลขหน้า

ลอง ใส่ตารางกันไปแล้ว คราวนี้มาลองใส่รูปภาพกันบ้าง คลิกที่เมนู Insert > Picture > From File… เลือกภาพแทรกเข้ามาสักภาพหนึ่ง คุณจะพบว่า Writer จะเพิ่มหมายเลขภาพและคำบรรยายภาพเพิ่มให้อัตโนมัติเช่นเดียวกับตาราง คุณสามารถพิมพ์คำบรรยายภาพเพิ่มเข้าไปได้เช่นเดียวกัน

ยัง เหลือสารบัญตารางและสารบัญภาพที่เรายังไม่ได้ทดลองสร้างใช่ไหมครับ คลิกไปที่หน้าสารบัญตารางเลยครับ แล้วคลิก Insert > Indexes & Tables > Indexes & Tables แล้วตั้งค่าดังภาพ

เมื่อแทรกข้อมูลแล้วจะได้ผลลัพท์ดังภาพ

และเช่นเคยสารบัญภาพ คลิก Insert > Indexes & Tables > Indexes & Tables แล้วตั้งค่าดังภาพครับ

เมื่อแทรกข้อมูลแล้วจะได้ผลลัพท์ดังภาพ

สารบัญ อัตโนมัติที่เราสร้างสามารถอัพเดทข้อมูลได้เหมือนๆ กับที่เราสร้างใน Microsoft Word แต่สำหรับเรื่องที่ค้างในส่วน หมายเลขที่เป็นตัวอักษร กขค… นั้นเท่าที่ค้นข้อมูลดูแล้วไม่สามารถทำได้ครับ แต่ Writer เปิดให้เราแทรกอักษรที่ถูกต้องลงไปแทนได้ ดังนั้นในส่วนสารบัญอัตโนมัติที่สร้างออกมาแล้วเราสามารถแก้เลขหน้าจาก ตัวเลข เป็นตัวอักษรได้เลยตรงๆ ครับ เมื่อแก้ไขแล้วจะออกมาดังภาพ

ออก จะตะกุกตะกักสักหน่อย เพราะ Open Office Writer เองก้อยังคงมีปัญหาเล็กๆ น้อยๆ กับภาษาไทย และการทำสารบัญอัตโนมัติอยู่บ้าง แต่ไม่ใช่ว่าทำไม่ได้ใช่ไหมครับ :)
เราก้อใช้เวลาที่เหลือปั่นต้นฉบับ ให้เสร็จ เมื่อเราได้เนื้อในของหนังสือเรียบร้อยเรายังขาดอะไรอีกครับ อ้อปกหนังสือไงครับ เราก้อไปออกแบบปกหนังสือด้วยโปรแกรม Inkscape แล้วเอามาแทรกลงในส่วนปก และ ปกหลังได้เลยดังภาพ

เท่านี้เราก้อได้หนังสือที่ทำจาก Open Office Writer แล้วซึ่งใช้แนวทางในการทำคลายคลึงกับ Microsoft Word :) ลองดูตัวอย่างเมื่อ Export เป็น PDF ออกมาสิครับ สวยงามมาก